Kedudukan Sekretariat DPRD menurut Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015, Undang-undang Nomor 61 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah pasal 9 ayat 4, terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah paragraf 2 pasal 9 ayat 5 menyatakan bahwa Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD, penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD, fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD dan penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Sesuai UU Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah Selanjutnya pada ayat (3) disebutkan bahwa Sekretaris DPRD dalam Pelaksanaan tugasnya secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui Sekretaris Daerah.
Untuk menjalan tugas dan fungsinya, maka organisasi Sekretariat diatur dalam Peraturan Walikota Magelang Nomor 68 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Magelang.
Pelayanan publik pada dasarnya sangat berkaitan dengan aspek kehidupan sosial yang luas dalam kehidupan bernegara, pemerintah memiliki tugas sebagai penyedia berbagai pelayanan publik yang diperlukan masyarakat dalam bentuk lain, informasi teknologi dan lainnya. Di pemerintah Kota Sekretariat DPRD Kota Magelang telah melakukan inovasi pelayanan publik mengenai sarana informasi melalui aplikasi Manajemen Penerimaan Tamu Sekretariat Dewan Kota Magelang (MAPAN TENAN).
Bentuk pelayanan publik yang sampai saat ini masih belum maksimal salah satunya adalah pelayanan administrasi. Pelayanan administrasi merupakan tanggung jawab pemerintah baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah atas kegiatan yang ditujukan untuk kepentingan publik atau masyarakat. Rasa puas masyarakat dalam pelayanan publik akan terpenuhi ketika apa yang diberikan oleh pegawai pemerintah sesuai dengan apa yang mereka harapkan. Dimana dalam pelayanan tersebut terdapat tiga hal pokok yaitu biaya nya relatif murah, waktu untuk mengerjakan relatif cepat dan mutunya bagus.
Setelah dilakukan analisis dengan Metode ASTRID terdapat satu isu yang paling strategis (core issue) untuk selanjutnya diintervensi dengan program dan kegiatan, sehingga permasalahannya bisa terurai dan tersedia solusinya. Berdasarkan analisis ASTRID diatas diperoleh isu strategis utama pada Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Kota Magelang yaitu “Proses pelayanan kunjungan tamu Sekretariat DPRD dan DPRD yang kurang efektif dan efisien”.
Banyaknya tamu kunjungan kerja ke DPRD Kota Magelang tersebut, masih sering terjadi mis komunikasi antara Sekretariat DPRD dengan calon tamu yang akan berkunjung, baik dalam pencatatan, penyimpanan data dan pelaporan secara sistematis.
Sehingga mengakibatkan problem pada saat pembuatan atau penandatanganan SPD dan juga pelayanan penarimaan tamu yang tidak akuntable
Adapun gagasan perubahan yang direncanakan untuk mengintervensi Isu Utama (Proses pelayanan kunjungan tamu Sekretariat DPRD dan DPRD yang kurang efektif dan efisien”) adalah adanya Proses pelayanan kunjungan tamu Sekretariat DPRD dan DPRD secara digital untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan di Sekretariat DPRD Kota Magelang
Melalui rancangan aksi perubahan ini diharapkan perubahan terhadap proses penerimaan dari pengiriman surat secara manual menjadi online serta rekap data tamu dan jumlah tamu yang datang ke Sekretariat DPRD tiap tahunnya sehingga dapat mengoptimalkan akuntabilitas dan pelayanan kunjungan tamu pada Sekretariat DPRD Kota Magelang. Secara internal diharapkan terdapat kejelasan alur proses penerimaan tamu yang efektif dan efisien. Sedangkan secara eksternal diharapkan para tamu yang berkunjung mendapatkan informasi kedinasan secara tepat/sesuai dan pelaksanaan kunjungan yang dapat dipertanggung jawabkan.
Sistem informasi penerimaan tamu berbasis google form. dapat dijadikan solusi dalam menangani proses penerimaan tamu dalam sebuah instansi atau perusahaan. Dengan adanya sistem informasi penerimaan tamu berbasis web atau google form, Sekretariat DPRD Kota Magelang dapat mendata dan mengetahui tamu yang datang setelah melakukan pendaftaran secara online. Selain itu, instansi dapat mengolah data tamu dalam database sehingga data tamu tidak menumpuk dalam penyimpanan buku besar. Solusi untuk mengatasi masalah tersebut berlu dibuatkan sebuah link melalui buku tamu berbasis google form yang mudah diakses. Link tersebut diharapkan dapat membantu Sekretariat Dewan Perwakilan Daerah Kota Magelang dalam pencatatan tamu yang akan berkunjung ke Sekretariat DPRD Kota Magelang.
Rancang bangun link pendaftaran tamu berbasis google form di Sekretariat DPRD Kota Magelang dengan system yang meliputi :
- Pendaftaran Tamu
- Mengelola Daftar Master
- Mengelola Data Tamu
Manfaat yang diharapkan dari rancang bangun link ini adalah :
- Pencatatan setiap tamu yang melakukan kunjungan kerja dapat terdokumentasikan dengan baik
- Pencatatan setiap tamu yang melakukan kunjungan kerja dapat terdokumentasikan dengan baik
- Dapat mengetahui waktu kunjung tamu dan mengurangi waktu pencarian data tamu yang telah berkunjung
- Mengotomatisasi proses pendokumentasian daftar tamu yang melakukan kunjungan ke Sekretariat DPRD Kota Magelang sekaligus mendapatkan data Survey Kepuasan Masyarakat dalam link : https://bit.ly/SKM_Setwan Kota Magelang
Berikut merupakan salah satu kunjungan tamu ke DPRD Kota Magelang
